E-Rechnung

Ab 01.01.2025 startet die erste Etappe zur Umsetzung der Einführung einer E-Rechnungs-Pflicht im Rahmen des Wachstumschancengesetzes. Es ist sehr schwierig, Informationen dazu zu bekommen, die genau, umfangreich und aussagekräftig sind. Ich unternehme hier mal den Versuch einer Zusammenfassung.

01.01.2025

• Es wird nur noch zwischen elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) und sonstigen Rechnungen unterschieden. Unter den Begriff der sonstigen Rechnung fallen Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden, zum Beispiel herkömmliche PDF-Rechnungen per E-Mail.
• Die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung tritt in Kraft. Allerdings gelten angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen Übergangsregelungen (§ 27 Abs. 38 UStG n. F. (gem. Vermittlungsergebnis v. 21.2.2024, zuvor Abs. 39) für die Jahre 2025 bis 2027.
• Inländische unternehmerische Rechnungsempfänger müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und sicher zu archivieren.

2028-2032

Die Einführung eines elektronischen Meldesystems im Rahmen der ViDA-Initiative der EU-Kommission ist geplant, das u. a. die bisherigen Zusammenfassenden Meldungen (ZM) ersetzen soll.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU entsprechen (und damit der CEN-Norm EN 16931). Die Vereinbarung eines alternativen Formats zwischen Aussteller und Empfänger ist ebenfalls möglich.

Wer muss E-Rechnungen ausstellen?

Die Verpflichtung, eine E-Rechnung auszustellen, betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmern (B2B). Zudem müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland (bzw. Gebiete nach § 1 Abs. 3 UStG) ansässig sein.

Welche Formate gibt es?

Erfüllt werden die Formatanforderungen z.B. von der XRechnung, die u. a. im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei). Dies hat das BMF in seinem Schreiben v. 2.10.2023 an die Verbände und in dem Entwurfsschreiben vom 13.6.2024 ausdrücklich bestätigt (für ZUGFeRD erst ab Version 2.0.1). Auch andere Rechnungsformate, die nicht explizit in dem Schreiben genannt wurden, können jedoch grundsätzlich die Anforderungen erfüllen. Dies gilt auch für europäische Rechnungsformate wie "FatturaPA" (Italien) oder "Factur-X" (Frankreich).