Hilfe zu LISA

Allgemein

Hier entsteht die Hilfe zu LISA. Sie soll einen guten Ein- und Überblick über LISAs Funktionsweise bieten, "Best Practices" abdecken und auch im Detail dabei helfen, LISA bestmöglich einzusetzen. Wie bei jeder technischen Dokumentation kann es bisweilen schwierig sein, die Texte der einzelnen Kapitel ohne den Kontext der Anwendung zu verstehen, deshalb empfehle ich, die einzelnen Vorgänge oder Beschreibungen nebenher in LISA nachzuvollziehen.

Anwendung im Browser

LISA ist eine Web-Anwendung, die auf einem Server läuft und über einen Browser verwendet wird.

Einschränkungen der Befugnisse

Da die LISA-BenutzerInnen im Browser arbeiten, gibt es gewisse technische Einschränkungen dafür, was LISA kann und was nicht. Grundsätzlich kann LISA auf dem verwendeten Endgerät nur das erreichen, was der Browser ermöglicht. Folgende Einschränkungen sind relevant für LISA:

Drucken

LISA kann den Browser zwar anweisen, eine Seite zu drucken, jedoch kann weder der Druck sofort erfolgen, noch gibt es eine Möglichkeit, dem Browser mitzuteilen, dass mehrere Kopien gedruckt werden sollen. Vielmehr öffnet der Browser in der Regel einen Druckansicht-Dialog, in dem die gewünschte Anzahl der Kopien eingestellt werden muss.

Kassenschubladen und andere Peripheriegeräte

LISA ist nicht in der Lage, Peripheriegeräte zu nutzen, auf die der Browser keinen Zugriff bietet. Es können keine Kassenschubladen geöffnet oder Computerports angesteuert werden. Eingabegeräte wie Tastaturblocks oder Barcode-Scanner können jedoch genutzt werden.

PDFs

Viele Browser bieten die Möglichkeit, PDFs inline - also im Browserfenster - darzustellen. LISA hat auf diese Funktion jedoch keinen Einfluss und ist auf den Typ beziehungsweise die Konfiguration des Browsers angewiesen.

Browserwahl

Ich selbst verwende bei der Entwicklung den Browser Chrome von Google und empfehle diesen für eine optimale Nutzung, aber auch Firefox von Mozilla sollte insgesamt eine gute Nutzungserfahrung liefern. Unterschiede gibt es vor allem beim Druck, in der Geschwindigkeit und bei der Inline-Anzeige von PDFs.

Artikel

Artikelanlage

Manuelle Artikelanlage

Um einen Artikel von Hand anzulegen, gibst du die gewünschte Artikelnummer ins Suchfeld ein und drückst ENTER. Auf diese Weise kannst du sicherstellen, dass der Artikel nicht bereits angelegt ist. Dann klickst du auf den Link „Einen Artikel mit der Artikelnummer XXX anlegen“.

Artikelanlage durch Stammdaten-Import

Siehe Artikelimport.

Artikelimport / Massenänderung

Daten vorbereiten

Um Artikeldaten zu importieren, speicherst du die entsprechende Datei im CSV-Format ab. In Excel lautet das Format "CSV (Trennzeichen-getrennt)". Achte darauf, dass es Spaltenüberschriften gibt.

Falls du eine Massenänderung an bestehenden Artikeln in einer dynamischen Liste vornimmst, brauchst du natürlich keine CSV-Datei. Klicke einfach auf die dynamische Liste und wähle in den Optionen "Artikel-Stammdaten ändern".

Daten hochladen

Klicke auf Verwaltung → Artikel-Import und ziehe die Datei in das dafür vorgesehene Feld. Du wirst weitergeleitet zur Feldzuordnung.

Feldzuordnung

Die Feldzuordnung wird vorgenommen, indem du ein Feld aus der Datei (links) auf ein noch unzugeordnetes Feld (mitte) ziehst. Du musst mindestens eines der Felder ID oder Artikelnummer zuordnen, damit LISA die Artikel identifizieren kann. Außerdem musst du alle Felder aus der Datei zuordnen, aus denen Daten gelesen werden sollen. Alle anderen Felder werden ignoriert. Beachte, dass LISA diejenigen Felder mit einem bekannten Feldnamen (z.B. "Artikelnummer" oder "Infos") bereits automatisch zuordnet. Speichere die Feldzuordnung, wenn du fertig bist.

Einstellungen

Diese Seite sieht etwas kompliziert aus, und sie ist das eigentliche Herz des Artikelimports. Du teilst LISA hier mit, welche Daten in die jeweiligen Felder geschrieben werden sollen. Standardmäßig werden keine Daten verändert, denn die Auswahl aller Felder steht zunächst auf dem Schloss-Symbol. Fahre mit der Maus über die Symbole, um zu erfahren, was LISA tut, wenn die entsprechende Auswahl getroffen wird.

Häufig verwendest du die "Überschreiben"-Auswahl, welche durch ein weißes Häkchen in einem grünen Kreis symbolisiert wird. LISA überschreibt in diesem Fall den Wert in der Datenbank mit dem im Import festgelegten Wert. Dieser Wert kann aus der hochgeladenen Datei stammen, aber du kannst auch einen Wert direkt angeben. Diesen trägst du in das Feld "Fester Wert" ein. Wenn ein fester Wert verwendet werden soll, muss auch das dazu gehörige Häkchen unter dem Stecknadel-Symbol gesetzt werden.

Falls du mit der Importfunktion Artikel anlegen (und nicht nur Daten überschreiben) möchtest, muss du die Checkbox "Unbekannte Artikel werden neu angelegt" aktivieren. Speichere dann die Einstellungen.

Vorschau

Die Vorschau zeigt dir unverbindlich, welche Änderungen an den vorhandenen Werten der Artikel vorgenommen werden. Neue Werte sind in Grün, alte in Rot dargestellt. Prüfe bitte gründlich, ob du mit den neuen Daten zufrieden bist. Falls ja, führe den Import durch.

Dynamische Liste

Am Ende des Importvorgangs erzeugt LISA eine dynamische Liste mit allen im Importvorgang enthaltenen Artikeln und leitet dich dahin weiter. Du kannst die Artikeldaten dort weiter bearbeiten oder die Liste für eine weitere massenhafte Datenänderung verwenden, falls du etwas vergessen hast.

Artikel löschen

Du löschst Artikel nur dann, wenn sie fehlerhaft angelegt wurden. Andernfalls nimmst du sie aus dem Sortiment, indem du ihre Verfügbarkeit auf schwarz stellst. Artikel werden gelöscht, indem du auf der Artikelseite im Optionsmenü auf „Artikel löschen“ klickst und diesen Schritt bestätigst. Der betreffende Artikel ist dann in LISA nicht mehr erreichbar, wird aber aus Gründen der Datenintegrität in der Datenbank vorgehalten.

Artikellisten

Dynamische Artikellisten

Dynamische Artikellisten werden meistens dazu genutzt, Artikel schnell zu gruppieren, um sie gemeinsam zu verarbeiten. Danach werden sie häufig wieder gelöscht. Meistens werden dynamische Artikellisten nicht manuell erzeugt, sondern aus Artikel-Auflistungen heraus generiert, weil man häufig Artikel aus Artikel-Listen, Lagerorten, Favoriten, elektronischen Lieferscheinen oder der Artikelsuche weiter verarbeiten möchte.

Aktive und inaktive dynamische Listen

Für jeden LISAner kann jeweils nur eine einzige dynamische Artikelliste aktiv sein. Sie ist dem jeweiligen Benutzerkonto zugeordnet. Jede dynamische Artikelliste kann aktiviert werden, aber eben immer nur eine einzige zur Zeit.

Dynamische Artikellisten erzeugen

Dynamische Artikellisten sind direkt nach der Erzeugung für dich aktiviert.

Manuelle Anlage

Um eine Liste manuell anzulegen, klickst du auf Verwaltung → Artikel-Listen und ganz oben auf "Neue dynamische Artikel-Liste erzeugen". Du gibst einen passenden Namen ein und klickst im Regelfall direkt auf "Speichern". Soll die Liste nicht nur für dich, sondern auch für alle anderen LISAner*innen sichtbar sein, markiere die entsprechende Checkbox.

Hinzufügen und Entfernen von Artikeln

Wenn du Artikel zu einer dynamischen Liste hinzufügen oder von ihr entfernen möchtest, musst du unbedingt darauf achten, dass die gewünschte Liste aktiv ist. Es kann immer nur eine Liste aktiv sein, was du daran erkennst, dass das kreisförmige Symbol vor dem Namen der betreffenden Liste grün ist. Klicke gegebenenfalls auf das Symbol vor dem Namen der Liste, um die Liste zu aktivieren.

Artikelbestände

Inventur

Als Best Practice für die Inventur hat sich folgende Methode herausgestellt:

1. Bestände auf Null korrigieren

Unter Verwaltung → Artikel-Bestände → Inventur werden alle Bestände auf Null korrigiert. Dieser Vorgang dauert eine ganze Weile und erfolgt am besten nach Geschäftsschluss am Tag vor der Inventur. LISA erstellt automatisch einen Lieferschein zu diesen Buchungen. Sollte dieser Schritt vergessen werden, kann man ihn auch später vornehmen. In diesem Fall muss der von LISA erstellte Lieferschein aber am besten auf den Tag vor der Inventur zurückdatiert werden.

2. Lieferscheine erstellen

Für jede Person oder Gruppe, die zusammen zählt, wird ein Lieferschein mit dem Datum der Inventur erstellt. Zählen beispielsweise Martin und Andrea zusammen den Lagerbereich und Melissa den Einzelhandelsbereich, so werden unter Verwaltung → Artikel-Bestände → Lieferschein eingeben zwei Lieferscheine erstellt, am besten mit dem Namen "Inventur JAHR Martin / Andrea" oder "Inventur JAHR Einzelhandel". Nicht vergessen: Die Lieferscheine werden auf den Tag datiert, ab dem der Inventurbestand gelten soll.

3. Zählen

Jedes Team öffnet "seinen" Lieferschein und beginnt mit dem Zählen. Am besten geschieht dies mit einem tragbaren Computer, an den ein Scanner angeschlossen ist. Jeder Artikel wird gescannt (oder eingegeben), dann wird die Stückzahl eingetragen. LISA "versteht" auch hier die Angabe von VPEs, so dass man z.B. "17+6" eingeben kann, um 17 VPEs und 6 Stück einzubuchen.

4. Bestandsexport

Unter Verwaltung → Artikel-Bestände → Bestands-Export kann nach der Inventur eine CSV-Datei erzeugt werden, die zwei Zeitpunkte miteinander vergleicht. Hier gibt man einen Zeitpunkt vor der Bestandskorrektur und einen Zeitpunkt nach dem Inventurlieferscheinzeitpunkt ein. LISA erzeugt eine CSV-Datei mit Bestandsdifferenzen. Der Vorgang dauert eine ganze Weile.

Infos

• Wurden Artikel während der Inventur übersehen, können sie nachträglich zu den Lieferscheinen hinzugefügt werden, der Bestand tritt auch nachträglich zum Lieferscheindatum in Kraft.
• Auf Lieferscheinen können Artikel auch mehrmals vorkommen, beispielsweise, wenn sie an verschiedenen Orten gezählt wurden.
• Wurden Artikel eingemottet (beispielsweise Saisonartikel), kann eine Inventur auch zwischendurch erfolgen, um Zeit zu sparen. In diesem Fall wird für die betreffenden Artikel ein gesonderter Lieferschein erstellt (beispielsweise "Inventur JAHR Ostern") und auf das Inventurdatum datiert. Der Bestand dieser Artikel tritt dann erst zum Lieferscheindatum in Kraft.
• Jeder verzählt sich mal, daran kann auch LISA nichts ändern. Wenn dies jedoch einen Augenblick später auffällt, kann die Anzahl der gebuchten Artikel auf dem Lieferschein geändert werden, indem man auf ebenjene Anzahl klickt. Nur so als Tipp ;)

Bestellungen

Bestellungen sind die zentralen Strukturen für die Auftragsabwicklung. Sie sind die Basis für Rechnungen.

Korrekturrechnungen

Ob es bei der Fakturierung, bei der Zusammenstellung der Ware oder beim Transport zu Fehlern gekommen ist - manchmal ist es nötig, eine komplette Rechnung oder einzelne Posten zu stornieren. Als Best Practice hat sich herausgestellt, etwaige Korrekturen ohne Zeitverzug in einem eigenen Vorgang vorzunehmen und nicht innerhalb einer anderen laufenden Bestellung des entsprechenden Kunden. Es empfiehlt sich beispielsweise auch, die Ware nicht kommentarlos nachzuliefern, sondern die entsprechenden Posten zu stornieren und bei der Nachlieferung erneut zu berechnen.

LISA-Kassensystem

LISAs Kassensystem bietet die Möglichkeit, Warenverkäufe an Endkunden und andere Geldvorgänge zu erfassen.

GoBD

Das Kassensystem arbeitet nach den Regeln der GoBD, was unter anderem bedeutet, dass Verkäufe und andere Buchungen, nachdem sie abgeschlossen sind, nicht mehr gelöscht oder verändert werden können. Nachdem eine Buchung stattgefunden hat, kann sie nur noch durch eine entsprechende Gegenbuchung storniert werden.

Anmeldung

Das Kassensystem wird geöffnet, indem man sich an LISA anmeldet und dann auf das Kassensymbol in der Menüleiste klickt. Um sich umzumelden, meldet man sich in LISA um und öffnet das Kassensystem.

Verkäufe

Posten aufnehmen

Um einen Verkauf zu erfassen, beginnt man damit, die gewünschten Artikel im Suchfeld anzugeben. Man kann dort nach Artikelnummern, Artikelbezeichnungen oder anderen Teilen des Datenbestandes suchen. Hervorragend geeignet ist hierzu ein Barcode-Scanner. Sofern ein Artikel gefunden wurde, wird dieser zum aktuellen Verkauf in der Stückzahl 1 (beziehungsweise VPE-Zahl 1 beim Scannen eines VPE-Barcodes) hinzugefügt. Um die Stückzahl zu verändern, gibt man die gewünschte Stückzahl - gefolgt von einem Multiplizieren-Zeichen/Asterisk (*) nachträglich in das Suchfeld ein und drückt ENTER, beispielsweise "6*ENTER" für 6 Stück. Wenn man also 6 Stück eines Artikels verkaufen möchte, scannt man den Artikel ab, woraufhin 1 Stück erfasst werden. Danach gibt man "6*" in das Suchfeld ein und drückt ENTER. Statt der Stückzahl kann man auch die gewünschte VPE-Anzahl und ein Plus-Zeichen (+) eingeben und ENTER drücken. Um 2 VPEs zu erfassen, gibt man zum Beispiel "2+" in das Suchfeld ein und drückt ENTER. Ich habe darauf geachtet, dass die üblichen Änderungen an Posten über das Nummernfeld einer Tastatur vorgenommen werden können.

Posten aktivieren

In jedem Verkauf gibt es jeweils einen aktiven Posten. Im Normalfall ist dies der Posten, der zuletzt aufgenommen wurde. In jedem Fall ist es der grau hinterlegte Posten. Ein Posten muss aktiviert werden, um Änderungen daran vorzunehmen, ihn zu löschen etc. Du kannst einen Posten aktivieren, indem du auf die Artikelnummer klickst. Der Posten wird dann grau hinterlegt.

Posten löschen

Du löschst einen aktiven Posten, indem du auf "Posten löschen" links in der Menüleiste klickst.

Postendetails ändern

Mit diesem Punkt in der Menüleiste links kannst du verschiedene Details eines aktiven Postens ändern. Du kannst die gewünschte Bezeichnung, einen Verkaufspreis, einen Rabatt und einen MwSt-Satz festlegen.

Preis abfragen

Wenn du einen Artikel vorerst nicht zum Verkauf hinzufügen, sondern lediglich seinen Preis abfragen möchtest, gibst du ein Fragezeichen (?) in das Suchfeld ein und scannst dann den Artikel. Es erscheint eine rudimentäre Artikel-Informationsseite.

Kassenbuch

Im Kassenbuch werden alle Geldbewegungen gespeichert.